Společnost INTERMEZZI více než 10 let pozvedává kulturu bydlení. Věnuje se oblasti interiérové i exteriérové stínicí techniky, designových látek a dekorací, interiérových tapet i outdoor living (zahrnuje terasy nebo zimní zahrady včetně dalších venkovních obytných prostorů). Jako jediná v České republice je v rámci tohoto segmentu zaměřena komplexně: navrhuje, vyrábí, montuje a následně své produkty také servisuje. Společnost spolupracuje s B2B segmentem pod svým názvem INTERMEZZI. Koncoví spotřebitelé ji znají jako obchodní značku DIAMOND DESIGN.

Cíl projektu

Klíčové přínosy QI

• 17% snížení chybovosti při výrobě
• O 30 % rychlejší produkce
• Úspora 2,5 úvazku v agendě skladového hospodářství

INTERMEZZI poskytuje své produkty a služby formou franchisových licencí. Díky tomu její předváděcí prodejny najdete v Brně, Praze, Hradci Králové, Zlíně i Českých Budějovicích. „Nesnažíme se vytvářet žádný kolos, ale specializované showroomy se skutečně osobním přístupem k našim klientům,“ upřesňuje prokuristka Ing. Iveta Melicharová.

Implementace pro náročné

Původně se společnost věnovala pouze velkoobchodnímu a maloobchodnímu prodeji. Mezníkem, který vedl k pořízení informačního systému, bylo spuštění výroby na přelomu let 2015 a 2016. „Původně jsme používali pouze účetní software a data z něj ručně přepisovali do Excelu, tyto tabulky se sdílely pomocí různých nástrojů. Na stejném principu se zadávaly i výrobní příkazy. Bylo to sice organizované, vše jsme ale museli složitě dohledávat. Nejen že nás to ubíjelo, hrozilo i smazání údajů. Velmi brzy nám došlo, že potřebujeme informační systém, který uřídí veškeré procesy,“ vzpomíná prokuristka. Ve výběrovém řízení na nové řešení se potkali tři dodavatelé. QI zvítězilo díky přístupu implementačního partnera PC HELP.

Implementace zahrnovala spoustu individuálních požadavků. „Byli jsme nároční a vymýšleli mnoho úprav, hlavně ty, které vyžadoval koncept franchisy. Tam jsme kladli důraz na přístupová práva na různých úrovních. Na míru se vytvářelo i řešení pro řízení obchodu a jeho vyhodnocování,“ popisuje Melicharová a dodává, „obvykle jsme jednali celý den, dokonce i během vánočních svátků – i přesto panovala dobrá nálada. Lidé z PC HELPu s námi měli obrovskou trpělivost, vše se snažili rozpracovat tak, aby nám vyhověli. Za to bych jim dala medaili.“

Důraz na vztahy se zákazníky

Zavedení QI se dotklo prakticky každého procesu: řídí obchod, plánování i další části výroby, sklad, expedici, účetnictví a dílčí projekty. Prostřednictvím kalendáře, který je přímou součástí systému, se sdílí aktivity a na tomto základě zadávají úkoly.

Vše začíná u funkcionality Obchodní případy, kde jsou na jednom místě uloženy veškeré informace o daném klientovi včetně kontaktu, historie objednávek nebo předávacích protokolů – cokoli je možné pohodlně zpětně dohledat. Lépe se pak realizují další aktivity a budují dlouhodobé vztahy. „Mám v živé paměti, kdy mi ještě před zavedením QI volal zákazník, že si u nás před lety něco koupil a teď chce stejné řešení do další místnosti. Bez záznamů jsem neměla na čem stavět. I po telefonu jsem cítila, jak je dotčený, že si ho nepamatujeme,“ vzpomíná Melicharová a doplňuje, „kdyby tento klient volal nyní, efekt by byl zaručen a nehraje roli, že informace máme z QI.“

Při realizaci zakázek se všechna data propisují do Obchodních případů. Vše je automatizované: podle nákladů a výnosů se počítají provize pro obchodní manažery a vyhodnocují výsledky za celou společnost – QI tak přímo usnadňuje tvorbu obchodních plánů.

Systém díky sdíleným informacím v kalendáři pomáhá při plánování schůzek s partnery i zákazníky. Zároveň dochází k úspoře za poplatky spojené s užíváním nástrojů, pomocí kterých INTERMEZZI dříve sdílelo data.

Jeden systém pro všechny

QI je nastavené tak, aby v jednom prostředí mohli kooperovat franchisor i franchisanti. „Část dat máme společnou. Současně jsou jednotlivé pobočky DIAMOND DESIGN samostatnými právními subjekty, proto je řada dokumentů soukromých. Systém také propojuje 8 účetních oddělení do společného prostoru,“ upřesňuje prokuristka. Potřebná data lze formou reportů zobrazovat ve webové aplikaci Microsoft Power BI (v rámci QI modulu Business Intelligence), která každému subjektu umožňuje vyhodnocovat jeho ekonomickou kondici v přehledných tabulkách a grafech. Díky tomu je rozhodování včasné a správné.

Efektivní výroba s konfigurátory

Zavedením výroby se INTERMEZZI splnila jedna z vizí. „Vlastní know-how přidává prodávaným produktům hodnotu,“ říká Melicharová. Spojnicí mezi zákazníky a produkcí jsou konfigurátory, které zásadním způsobem ovlivňují výrobní procesy. Společnost využívá dva: interní pro složitější zakázky, kdy se plánuje například kompletní vybavení domu, a také webový pro konkrétní produkty.

Do interního konfigurátoru vkládají data na základě informací od zákazníků obchodní manažeři, tím poskytují přesné údaje pro výrobu. Obě oddělení spolu dále nemusí komunikovat, vše je jasně zadané. „Řešíme nekonečno specifik, s každou zakázkou tak de facto vzniká nový výrobek. Používají se jiné nášivky, jiné velikosti cvočků, uplatňují odlišné rozměry. Přesnost informací tedy hraje zásadní roli. Odpadl prostor pro lidovou tvořivost, a tím pádem odchylky. Chybovost jsme snížili o 17 %,“ vyzdvihuje prokuristka.

Webový konfigurátor využívají jak koncoví zákazníci, tak velkoobchodní partneři, kterým INTERMEZZI nabízí služby šicí dílny. Data se stejně jako u interního konfigurátoru propisují přes QI do výroby. Výhodou pro B2B partnery je možnost vedení speciálních účtů, kde lze nastavit nejrůznější slevy a cenové kategorie. Přínos tohoto konfigurátoru se plně projevil při pandemii covidu-19, kdy bylo nutné eliminovat osobní kontakty.

Čtečky – benefit pro sklad i výrobu

Zavedení konfigurátorů dále přineslo zrychlení celého průběhu výroby, tedy od jejího zahájení po dodání výsledného produktu, o 30 %. „Je to dáno snadnějším zadáváním zakázek, a to i ze strany našich franchisantů. Údaje předané konfigurátorem se automaticky přetaví do výrobních příkazů, které pak naše zaměstnance vedou výrobou. Také používáme výpočty definující předpokládanou spotřebu látek a dalších materiálů, toto se rozpadá na žádanky o materiál,“ vysvětluje Melicharová.

V dalších krocích pomáhají mobilní terminály, které nasnímané údaje okamžitě přenáší do QI. Prostřednictvím čteček se vydává materiál ze skladu a dále pomáhají při jeho dohledatelnosti. „Švadleny kód naskenují a hned zjistí, kde přesně se kus nachází. Toto přináší lepší orientaci ve skladu – mají více času na šití,“ říká Melicharová a dále popisuje, „když odpípnou poslední operaci v dílně, výroba se ukončí, produkty automaticky naskladní. Nikdo nemusí sedět u počítače a údaje přepisovat. Ihned můžeme začít s prodejem. Celé je to rychlé a snadné.“

Personální úspora 2,5 úvazku

INTERMEZZI nakupuje na míru zakázkám, tomu odpovídají skladové zásoby. „Od externích dodavatelů držíme hlavně materiál na výrobu, převážně látky, nitě, řasicí pásky a kolejnice. Ostatní produkty, například pergoly, pořizujeme na konkrétní zakázky,“ uvádí Melicharová. Čtečky výrazně pomáhají i v této agendě. „Používáme je při naskladňování materiálu a zboží. Máme předchystané dodací listy přijaté a místo k uložení. Zásilku pak odpípneme a vše se automaticky naskladní,“ popisuje prokuristka a vysvětluje, „než jsme implementovali QI, situace ve skladu byla opravdu komplikovaná. Dnes je to naopak, což se v praxi projevuje personální úsporou.“ Dříve příjem, naskladňování a vyskladňování zajišťoval jeden půlúvazek, který nyní není potřeba. „Stačí, aby někdo seběhl dolů, převzal zásilku, odpípnul ji a tímto má hotovo, jeho další práci to nijak nezatíží,“ oceňuje Melicharová.

Pořádek ve skladu a v souvisejících procesech přináší další úsporu. „Původně jsme měli tři produktové manažery, jejichž činnost nyní zastává jediná nákupčí, která současně řeší další skladovou agendu. S QI se spoustu aktivit propojilo tak, že zaměstnankyně je stále v obraze a zvládá pracovat velmi efektivně. Bez problémů proto nahrazuje dva celé úvazky,“ vypočítává prokuristka. Zároveň se nestává, že chybí důležitý materiál.

Jednoznačné instrukce pro montáže

Speciální plánovací aparát zabudovaný přímo v Obchodních případech ve správné posloupnosti generuje úkoly pro jednotlivé zakázky. Pracovník při zakládání nové montáže zvolí její typ (třeba servis nebo tapetování) a zarezervuje potřebný statek (vozidlo, nářadí a podobně), případně přizve další kolegy. Díky datům z kalendáře má přehled o volných kapacitách – tímto nedochází ke kolizím. Po potvrzení výjezdu se založí aktivita do kalendáře a úkoly se všemi body, které je potřeba splnit (například cesta tam nebo zpět, nakládka, vykládka, montáž). Pracovníci přímo z místa potvrzují plnění. Takto má o průběhu výjezdu přehled i kancelář.

Další přínosy QI:

• Projektové řízení všech oddělení jediným systémem
• Snadné zadávání úkolů
• Informace o klientovi na jednom místě
• Jednodušší budování dlouhodobých vztahů se zákazníky
• Snazší vyhodnocení ekonomických výsledků a výpočet provizí
• Přehled o firemních kapacitách z jediného místa
• Finanční úspora za omezení užívání dalších aplikací
• Podpora franchisantů a umožnění efektivní kooperace s franchisorem
• Jednoznačně zadaná výroba
• Efektivnější spolupráce s B2B partnery
• Automatizované a navazující skladové i výrobní procesy
• Lepší dohledatelnost zboží
• Zamezení výpadku materiálů
• Snadná organizace servisních výjezdů
• Přehled o plnění úkolů