Institut klinické a experimentální medicíny (IKEM) je největší superspecializované klinické a vědeckovýzkumné pracoviště v tuzemsku, které se více než 50 let zaměřuje na léčbu kardiovaskulárních chorob, transplantace orgánů, diabetologii a nápravu poruch metabolismu se spádovostí celé České republiky.

IKEM tvoří 4 odborná centra, 8 klinik a 15 odborných pracovišť, základen i laboratoří. Celkem disponuje 315 lůžky, z nichž 115 se nachází na jednotkách intenzivní péče.

Cíl projektu

Přesné vymezení specifik při implementaci

Modernizace provozně-ekonomické agendy byla hlavním důvodem k vypsání zadávacího řízení na nový informační systém pro zabezpečení vnitřní logistiky IKEM. Původní software totiž pole pro další rozvoj nenabízel. „Požadovali jsme větší přehlednost procesů včetně jejich digitalizace,“ vzpomíná vedoucí Odboru informatiky Ing. Petr Raška, MHA.

Při zavádění informačního systému QI, který kompletně splnil parametry výběrového řízení, se již od analytické fáze kladl důraz na vyjasnění požadavků a specifik ze zadávací dokumentace. „Nejdůležitějším stavebním prvkem bylo porozumění mezi námi a implementačním partnerem společností OR-NEXT. Toto zahrnovalo například sladění terminologie a přesné vymezení našich potřeb,“ popisuje Raška, který vedl projekt implementace na straně zákazníka. V další fázi došlo například na čištění i aktualizace číselníků a jejich kategorizace do věcných skupin nebo opravy měrných jednotek. „Díky oboustrannému nasazení jsme všechno zvládli,“ říká vedoucí Odboru informatiky.

Podpora při výběru dodavatelů

Hlavní oblast, kterou QI pro IKEM zabezpečuje, je provozně-ekonomická agenda. Zde řídí vnitřní logistiku veškerých prostředků nezbytných pro zajištění chodu celého zařízení, tedy například léčiv, zdravotnického i režijního materiálu a hygienických potřeb.

Vše začíná výběrem dodavatelů v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek. Každou zastupuje elektronický formulář, který personál v návaznosti na interní směrnici vyplňuje nebo aktualizuje. Zakázka nese již od začátku unikátní evidenční číslo. To ji identifikuje napříč smlouvami a dalšími dokumenty, propisuje se také do investičních plánů. Materiálové položky ze schválených zakázek jsou zároveň zaznamenány v číselnících, ze kterých se o vše potřebné žádá. „QI zajišťuje logické propojení, a tudíž zpřehlednění celé vnitřní logistiky. Neustále se pohybujeme na úrovni veřejných zakázek, proto toto hodnotím jako klíčový přínos. Také známe stav oslovených firem a dodaných nabídek. Výsledkem je aktuální katalog dodavatelů,“ oceňuje náměstek ředitele pro ekonomiku a provoz a rovněž vedoucí Odboru zdravotního účtování a controllingu Ing. Ladislav Skulina, MHA. Dále doplňuje, že výhodou je automatické generování příslušných dokumentů přímo ze zakázky: „Umožnuje nám to efektivně vést administrativu při výběrových řízeních.“

Od nákupu po spotřebu

Zásobování v IKEM probíhá z velké části metodou Just in Time – většina položek směřuje rovnou do spotřeby. Proto QI primárně zajišťuje plynulý nákup, který výrazně urychluje zmíněný souběh informací o zakázkách. „Personál přesně ví, co je vysoutěžené, tedy od koho může objednávat. Podklady má dopředu přichystané a uložené pod konkrétní zakázkou. Zaměstnanci jsou tak schopni zajistit položky v požadovaném objemu na jeden klik. Benefitem je znatelná časová úspora,“ vysvětluje náměstek.

Na druhé straně stojí personál, který o materiál žádá. Převážně se jedná o zdravotní sestry a technicko-hospodářské pracovníky. „Rozhodli jsme se pro přehledné a centralizované řešení, kdy pro všechna oddělení používáme jeden žádankový koš. Ten odráží aktuální katalog dodavatelů. Proto o veškerý materiál, tedy od prostředků pro úklid přes šití, respirátory až po léčiva, zaměstnanci žádají z jediného místa,“ shrnuje Raška a doplňuje, „bez nástroje tohoto typu by nebylo možné odbavovat takové množství žádanek. Zároveň jsme požadovali přesnou sledovatelnost nákladů, a to doslova od vzniku závazku, tedy vystavení žádanky. I toto funguje dle našeho zadání.“

QI v součinnosti s nemocničním informačním systémem zajišťuje automatizovaný výdej prostředků do spotřeby při použití u pacienta. Tento typ materiálu vstupuje do nákladů až v okamžiku, kdy dojde k jeho reálnému použití. Vyskladňování se realizuje pomocí čteček čárových kódů. „V návaznosti na novou evropskou regulaci zdravotnických prostředků nám toto řešení usnadňuje potřebnou evidenci. Jeden pracovník bez problémů zajistí naskladnění a zaevidování šarže, sériového čísla i expirace, které jsou pak přenášeny do nemocničního informačního systému,“ popisuje Skulina.

Řízení investičních plánů

Další z oblastí, kterou QI v IKEM podporuje, je tvorba a řízení investičních plánů. Ty vznikají formou položek přímo v systému. Po jejich schválení ze strany vedení nastává fáze přípravy, kdy se z odsouhlasených položek generují konkrétní veřejné zakázky.

Jak již bylo řečeno výše, každá zakázka má své evidenční číslo, které ji jasně identifikuje po celý životní cyklus ve všech dotčených dokladech, smlouvách a fakturách. V investičních plánech je pak možné sledovat a vyhodnocovat její plnění. „Původně jsme toto řešili v Excelu, kdy docházelo k neshodným interpretacím výsledků. Označení zakázky vede k přesné vnitřní orientaci. Přináší nám to přehled v účetnictví, jednodušší tvorbu povinných hlášení i různých výkazů,“ uzavírá náměstek. 

Opora i v dalších agendách

Nad rámec zmíněného QI pokrývá celou ekonomickou agendu, to znamená účetnictví, finance, banky, pokladny a řízení majetku. Pomáhá také v oblasti zahraničních pracovních cest. Nejčastěji se jedná o kongresy nebo vzdělávací akce. „V QI na zahraniční cesty využíváme speciální funkcionalitu, která obsáhne celou administrativu od vytvoření žádosti na pracovní cestu až po konečné vyúčtování. Opět nám to přináší rychlejší orientaci v procesu zahraničních pracovních cest, ale i snížení papírové agendy,“ vypočítává náměstek.

QI v rámci řešení pro IKEM kooperuje s ostatními systémy podporujícími další specializované agendy. V této návaznosti je pak možné zajistit kompletní provoz institutu.

Klíčové přínosy QI:

• Zpřehlednění vnitřní logistiky
• Podpora výběru dodavatelů s důrazem na pravidla zadávání veřejných zakázek
• Efektivní vedení administrativy při výběrových řízeních
• Vždy aktuální katalog dodavatelů
• Zajištění plynulého nákupu
• Časová úspora při objednávání materiálů
• Koordinovaná a efektivní práce s žádankami
• Podpora při přípravě a vedení investičních plánů
• Přehled v účetnictví, jednodušší tvorba povinných hlášení i dalších výkazů
• Ucelený přehled v agendě zahraničních cest