Společnost CYKLOMAX je na trhu od roku 1993. Mezi největší velkoobchody s velomateriálem v České republice se zařadila již velmi brzy po svém vzniku. Nyní nabízí všechny typy jízdních kol, elektrokol, náhradních dílů i doplňků. CYKLOMAX vytváří tým profesionálů s hlubokými znalostmi v cyklistickém oboru. Management uplatňuje aktivní přístup – trendy v cyklistice vyhledává na výstavách a veletrzích po celém světě. Svým B2B partnerům tak poskytuje cílenou podporu prodeje a jedinečné zázemí pro trvale udržitelný rozvoj cyklistického obchodu.

Cíle projektu

CYKLOMAX úzce spolupracuje se Střední školou automobilní Holice, konkrétně s oborem Mechanik opravář jednostopých vozidel. „Pomáháme jim jak finančně, tak pravidelným přísunem vzdělávacích materiálů ve formě manuálů k nastavování kol. Studentům zajišťujeme placenou praxi, při které se setkávají s posledními novinkami v oboru,“ říká produktový manažer a jednatel CYKLOMAXu Ing. Miroslav Kvapil. Společnost již řadu let podporuje úspěšné profesionální sportovce i závodní týmy, aktuálně například jezdce kategorie enduro Vojtěcha Bláhu.

Implementace: zakázkové úpravy na prvním místě

Původně využívaný software CYKLOMAXu nedostačoval. „Neměli jsme informace o cash flow, ani kvalitní podklady pro banky. Neuspokojivě pokryté byly i sklady. Pokud nám spadl server, rozhodily se stavy zásob, proto jsme vše museli neustále zálohovat,“ vzpomíná Ing. Miroslav Kvapil. CYKLOMAX řeší většinu svých procesů specificky, potřeboval tedy informační systém, který by se dokázal přizpůsobit. „Ve výběrovém řízení zvítězilo QI, protože implementační partner garantoval, že se systém přizpůsobí nám, ne naopak. To mě zaujalo. Ostatní softwary požadovanou míru ohebnosti nenabídly,“ doplňuje Ing. Miroslav Kvapil.

Zavádění QI probíhalo bez problémů. „Implementační partner pracoval přesně podle našich požadavků. Co jsme si vymysleli, to jsme měli,“ shrnuje Ing. Miroslav Kvapil. Mezi zakázkové úpravy realizované již při implementaci patřily například kontrola solvence spolupracujících subjektů, speciální systém slev nebo zjednodušená fakturace. „Na rozdíl od jiných systémů QI dokázalo otočit postup vyskladňování zboží, to znamená začít fakturací. Nezřídka se u nás totiž stávají situace, kdy si zákazník vybírá zboží přímo na hale. Pomocí čteček mu ho skladník napípá a my můžeme ihned fakturovat bez nutnosti objednávky i dodacího listu,“ říká Ing. Miroslav Kvapil.

Zvýšení obratu o 70 % po 4 letech s QI

Se zavedením QI se zpřesnila cenová politika i práce všech zaměstnanců. Došlo také k efektivnímu rozdělení a nastavení agendy pro nákup, prodej, fakturaci, účetnictví a sklad. Dále QI přineslo podporu CRM, obchodních analýz a strategií, což je pro obchodní firmu velmi důležité.

Pro CYKLOMAX je největším přínosem ekonomický přehled o finančním toku zboží a efektivně řízený nákup i prodej produktů. Management pravidelně navštěvuje kontraktační veletrhy po celém světě. „Obdobné zboží nakupujeme z různých zemí a zdrojů. Někdy jsme ztratili přehled o reálné nákupní ceně, což způsobovalo malé marže,“ popisuje Ing. Miroslav Kvapil. S QI CYKLOMAX přehledně eviduje 900 000 cen pro 14 000 druhů zboží. „Je to jedna z nejgeniálnějších věcí – kombinovat můžeme téměř libovolný počet dealerských kategorií, kterých aktuálně využíváme 39, a slevových skupin zboží, teď pracujeme s 19. Dynamicky je přidáváme a měníme i podle potřeby prodeje. Slevy tak máme přesně a správně nastavené,“ vysvětluje Ing. Miroslav Kvapil.

Výše uvedené přineslo i nárůst obratu. „V rocích 2007–2008 se zvýšila efektivita prodeje o 50 % a během 4 let od zavedení QI jsme zvedli obrat o 70 %. V dalších 6 letech kvůli konkurenčním tlakům sice obrat mírně rostl, ale zisk stagnoval. Proto jsme se rozhodli k druhému kroku, a to zefektivnění práce skladu pořízením nových skladových prostorů a doplnění QI o WMS (Warehouse Management System), tedy řízený sklad s využitím čárových kódů,“ říká Ing. Miroslav Kvapil.

Řízený sklad šetří peníze, čas i papír

Po rozšíření QI o řízený sklad je roční úspora mezi 400 000 až 500 000 Kč. „Doplnění o WMS pro nás bylo největším strategickým přínosem od zavedení QI,“ shrnuje Ing. Miroslav Kvapil.

Méně náročné je například naskladňování. „Pokud dodavatel označí zboží čárovým kódem EAN, zrychluje to jeho příjem o 1/3 oproti původní časové náročnosti,“ vypočítává Ing. Miroslav Kvapil. Čárový kód, který zboží jednoznačně identifikuje, skladníci načítají prostřednictvím mobilních terminálů, údaje se okamžitě přepisují do systému. QI pak na tomto základě vytváří přesný a spolehlivý zdroj dat o vlastnostech, stavu i pohybu zásob.

Veškeré skladové doklady jsou vytvářeny přenosem načtených informací z terminálu, přidanou hodnotou je i redukce papírových dokumentů. „S QI na jednu objednávku spotřebujeme jeden list, v minulosti to byly tři,“ dodává Ing. Miroslav Kvapil.

Navýšení objemu zásilek o 1/4? Bez problémů a ještě s rezervou

Alfou a omegou všeho je dobře označené a zaskladněné zboží. „Dříve jsme museli mít 8 dobře školených a zboží znalých skladníků. Nyní máme čtyři plus dva brigádníky. Navíc pokud nyní nastoupí nová posila, zaučí se za hodinu a po několika dnech mnohdy dosahuje lepších výsledků než kmenový skladník,“ říká Ing. Miroslav Kvapil. Úspora dvou pracovních míst je možná i při zvýšení objemu objednávek o 1/4. „Dříve si zákazníci pořizovali zboží po více než 10 kusech. S příchodem e-shopu je situace nerovnoměrná, odběratelé objednávají produkty spíše po jednom. Práce nám narostla o zhruba 20 %, a to ještě disponujeme rezervami pro další navyšování objednávek. Se starým řešením bychom tento nápor rozhodně nezvládali,“ doplňuje Ing. Miroslav Kvapil.

I přes tyto okolnosti došlo ke snížení chybovosti při práci ve skladu: všechno zboží je snadno dohledatelné, což šetří čas nejen skladníkům. „Jakmile se zboží přemístí, během vteřiny v QI všichni vidíme, kde se konkrétní položka nalézá: zda je na příjmu, skladě, expedičním místě nebo na cestě k zákazníkovi. Dohledatelnost zboží je 100krát rychlejší, protože nyní téměř nic nehledáme,“ popisuje s nadsázkou Ing. Miroslav Kvapil.

Ušetřených 40 % času při expedici

Díky QI zaměstnanci pracují ve větším klidu – ve skladu se lépe orientují, získávají totiž přehled o skladových pozicích. Informace o zboží, které se na daném místě nachází, jsou uloženy přímo v QI pod kódem konkrétní pozice. Vše se promítá i v mobilním terminálu. „Nemusím mít v hlavě všechno. QI nám ulehčuje mnoho běžných činností, je to chytrá věc,“ říká skladnice Veronika Dittrichová.

S přehledem o umístění zboží souvisí i efektivnější expedice – zlepšila se z hlediska úplnosti a včasnosti dodávek. Dříve se skladníci několikrát za hodinu zdržovali dotazy typu: ráno tady bylo 10 světel, vydávala se, nebo jsou ve druhém skladu? Pak se šlo k počítači, aby se situace vyřešila. Dnes mají on-line data všichni u sebe a rozdíl se řeší ihned na místě, případná chyba se tak dá lehce dopátrat. „98 % objednávek odesíláme v den jejich příjmu, díky tomu má zákazník zboží na provozovně druhý den. Shodli jsme se, že s QI jsme v oblasti expedice ušetřili oproti minulosti 40 % času,“ shrnuje Ing. Miroslav Kvapil.

K bezproblémové expedici dopomáhá i přímé propojení QI se softwarem evropského poskytovatele zásilkových služeb GLS (General Logistics Systems). Po vyfakturování se informace (místo doručení, způsob platby, hmotnost apod.) o zásilce ihned přenese do systému dopravce. QI současně vygeneruje pro každý balík štítek, který tyto údaje také nese. GLS pak dle těchto instrukcí distribuuje zboží zákazníkům. „Naprogramoval jsem si i zpětný import. S ním získávám přehled nad doručenými zásilkami včetně informace, kdy a kým byly přebrány,“ říká Ing. Miroslav Kvapil.

Rekordně nízké manko

QI výrazně pomáhá při inventurách. „Původně jsme na počítání zboží potřebovali šest dní, dalších pět jsme zadávali položky do dokladů. To znamená, že jsme museli na dva týdny zavřít. Se sloučením skladů do dvou hal a nasazením QI přišla zásadní změna. Zboží spočítáme za tři dny, účetně ho pak v systému snadno dorovnám sám,“ doplňuje Ing. Miroslav Kvapil.

V minulosti při inventurách vycházela zavádějící čísla, například 2 000 000 Kč přebytek souběžně s mankem 2 500 000 Kč. „Byl v tom nedohledatelný nepořádek. Díky využívání terminálů v každodenní praxi jsme nyní schopní dohledat, kdo co vydával, a hlavně kdy. Přesné časové určení úkonu nám pomáhá najít jeho záznam na kamerách a případné záměny zboží vizuálně ověřit, posléze přefakturovat nebo vydat dobropis. Letos jsme měli nejnižší manko za poslední roky,“ říká Ing. Miroslav Kvapil.

QI je podporou i pro dealery. Aby mohli budovat obchodní vztahy efektivně, potřebují aktuální a přesné informace o nabízených produktech. „Kdysi je museli vyhledávat v různých formulářích. Nyní vidí přehledně v jednom výstupu všechny potřebné údaje včetně dostupnosti zboží,“ dodává Ing. Miroslav Kvapil.

Jednatel firmy zároveň správcem systému

V neposlední řadě Kvapil oceňuje i možnost úprav, které v systému může provádět svépomocí. „QI mám jako hobby doma po večerech, kdy si definuji sestavy, formuláře nebo tiskové výstupy. Často za mnou chodí zaměstnanci a paní účetní: upravuji jim okna přesně dle jejich požadavků. Stejné je to i s tiskovými sestavami, ty používáme storpocentně vlastní s údaji, které jsou pro nás nezbytné. Nemusím tak shánět žádného programátora, což v dnešní době není jednoduché,“ shrnuje Ing. Miroslav Kvapil.

V průběhu let CYKLOMAX zůstal věrný QI, změnil ale implementačního partnera. Od roku 2012 se o jeho potřeby stará společnost M.I.S.S., která zavedla většinu funkčností avizovaných v této případové studii. „S přístupem i službami M.I.S.S. jsme naprosto spokojeni. Naprogramovali nám přesně na míru celý řízený sklad dle svých nejlepších oborových zkušeností. Celý algoritmus přizpůsobili našim požadavkům, a to vše za rozumné peníze,“ dodává Ing. Miroslav Kvapil.

Hlavní přínosy implementace QI

• Ekonomický přehled o finančním toku zboží a efektivně řízený nákup i prodej produktů
• Přesně stanovené slevy
• Zvětšení efektivity prodeje o 50 %
• Nárůst obratu o 70 %
• Roční úspora po zavedení řízeného skladu 400 000 až 500 000 Kč
• Redukce času při příjmu zboží o 1/3 oproti minulosti (300 člověkohodin za rok)
• Významná úspora papíru (na objednávku stačí jeden list místo tří)
• Není potřeba dvou skladníků i při navýšení objemu objednávek o 20 %
• Snížení chybovosti, která generuje mnoho neefektivních úkonů s následnými náklady – finančně je zlepšení sedminásobné
• Zrychlení dohledatelnosti zboží o 100 %
• Snížení časové náročnosti při expedici o 40 % (cca 800 hodin za rok)
• Úspora 8 pracovních dní při inventuře a rekordně nízká manka
• Zjednodušení a zpřesnění procesu fakturace
• Možnost řízení projektů a okamžitý přehled o jejich skutečném stavu