Modul
DMS
Získáváte přesné a aktuální informace?
Máte pořádek v dokumentech?
Je proces jejich zpracování efektivní?
Většina firemních procesů je spojena s distribucí informací – proto je správa dokumentů oblastí, která výrazně ovlivňuje výsledky a efektivitu celé společnosti. Modul DMS (document management system) informačního systému QI zajistí optimalizovaný oběh všech typů dokumentů a postará se o ně po celý životní cyklus, tedy od vzniku nebo vstupu do organizace, přes zpracování, sdílení, schvalování i archivaci.
Naše společnost ročně vyprodukuje tisíce dokumentů, které je třeba zpracovat a archivovat. Některé byly obtížně dostupné kvůli nepřesným cílovým cestám nebo nepřehlednému umístění na různých firemních discích. Ne vždy jsme také dokázali zabránit tvorbě duplicit. Nyní přístup k naší elektronické dokumentaci řídíme plně prostřednictvím QI. Oceňujeme především jasně definovatelné přístupy a jednotné centrální uložení s přístupovými právy na různých úrovních. Zaměstnanec se tak dostane pouze k dokumentům, které potřebuje k plnění svých úkolů. Významným segmentem v oblasti komunikace s odběrateli je elektronické zasílání dokumentů. Především se jedná o doručování faktur elektronickou poštou.
Ing. Bohuslav Vaňous
ředitel společnosti Vodovody a kanalizace Jablonné nad Orlicí
Proč si modul pořídit
- Zkvalitní práci Vašich zaměstnanců: dokumenty budou v bezpečí, navíc je garantována jejich provázanost a návaznost.
- Díky sofistikovaným vyhledávacím nástrojům informace z dokumentů využijete na maximum.
- Ušetříte čas a zdroje: snadno zpracujete všechny dokumenty, a to i nárazově; k archivaci nebudete potřebovat prostory ani zaměstnanecké kapacity, odpadnou náklady za tisk.
- Po propojení s modulem Procesy a workflow dosáhnete větší efektivity při organizaci práce.
Komu se DMS hodí?
Rychle najít smlouvu a s ní související dokumenty nyní nebude problém. Modul pomůže všem zaměstnancům od asistentky přes obchodní zástupce až po management firmy. Ekonomickému oddělení usnadní tvorbu směrnic, vždy bude patrný autor a termín vzniku jednotlivých verzí i změn.
Jak DMS pomáhá?
Modul zefektivní práci Vašich zaměstnanců, protože sjednotí přístup ke všem informacím a vzájemně je prováže – všechny důležité podklady (například smlouvy, dopisy, e-maily, zápisy z jednání, faktury, směrnice, normy, certifikace, dodací listy, žádanky) jsou uloženy na jednom místě a mohou být navázány k jednotlivým akcím (podle subjektů, projektů, procesů apod.). Dokumenty jsou ukládány mimo primární databázi QI, která díky tomu není zbytečně zatěžována. QI ale zůstává jednotným zdrojem pro přístup k souborům, což je důležité kvůli bezpečnosti. Sami si také určíte, kdo se k dokumentům dostane a jaké úpravy v nich může provádět.
Dokumenty lze kdykoliv aktualizovat: změny se v QI zobrazí ihned. Uživatelé si mohou jednotlivé verze souborů rezervovat a po provedení úprav je opět jako novou verzi (nebo revizi) vrátit prostřednictvím QI zpět do úložiště. Vždy snadno zjistíte, kdo a kdy v daném souboru zapracoval změny. O vytvoření nového dokumentu nebo revizích Vás QI může informovat také e-mailem. Lze nastavit, aby zaměstnanec potvrdil přímo v systému, že daný dokument četl. Toto využijete hlavně při distribuci směrnic. Vždy tak budete mít přehled nad informovaností Vašeho týmu. K dispozici je vyhledávání podle klíčových slov – snadno najdete všechny soubory související s určitým projektem, procesem i úkolem.
Zavádění dokumentů do DMS je časově méně náročné než organizace a archivace papírových lejster. Soubory do systému zadáte buď ručně (jednotlivě i hromadně), nebo automaticky podle jejich příslušnosti k různým akcím. QI Vám pomůže i při dalším zpracování: automaticky informuje o blížícím se konci platnosti dokumentu nebo jeho rezervace. U jednotlivých souborů budete mít k dispozici informace o jejich využití: uvidíte, kdo si je vytisknul, případně zkopíroval na datové médium. Pokud vznikne nová verze, QI Vás upozorní na výměnu neaktuálních výtisků i kopií.
Napojením na modul Procesy a workflow dosáhnete začlenění dokumentů do schvalovacího procesu. Poté je možné generovat úkoly na jednotlivé osoby, a to ručně i automaticky. Bezchybný výstup jednoho úkolu může být zároveň vstupem do druhého. Celý proces je přehledný – schematicky ho uvidíte ve formě procesního diagramu.
Náhledy modulu
Specializované funkce
Externí podepisování dokumentů v Signi
Snazší a rychlejší uzavírání smluv zajišťuje funkcionalita Externí podepisování dokumentů v Signi. Procesy díky ní probíhají bez prostojů: odpadá tisk a administrace smluv, cesta na poštu i jejich doručení zpět. Uživatelé získávají možnost vytvářet elektronické podpisy na různých zařízeních od osobních počítačů až po chytré mobilní telefony. Toto se týká nejen kmenových zaměstnanců s přístupem do QI, ale zároveň jakýchkoliv účastníků mimo organizaci.